Uppförandekod för leverantörer

Klöverns uppförandekod för leverantörer tydliggör hur vi som företag och affärspartner förväntar oss att våra leverantörer och samarbetspartners ska agera på ett ansvarsfullt sätt ur ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt perspektiv.

Genom uppförandekoden vill vi verka för att alla de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden och att leverantörens agerande lever upp till Klöverns förväntningar i enlighet med denna kod.

Det innebär att leverantören ska respektera uppförandekoden, att göra sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och att arbeta aktivt för att den efterlevs hos anlitade underleverantörer.

Klöverns uppförandekod baseras på Klöverns hållbarhetspolicy och Fastighetsägarnas gemensamma uppförandekod för leverantörer. Varor och tjänster som levereras ska vara förenliga med FN:s Global Compact:s 10 principer, se www.unglobalcompact.org.

Affärsetik och legala krav

Lagar och förordningar

Leverantörer ska följa gällande lagar, förordningar, föreskrifter och standarder samt kollektivavtal relevanta för sin verksamhet samt inneha samtliga för verksamheten, nödvändiga tillstånd, licenser och registreringar.

Affärsetik

Leverantörer ska iaktta god affärssed, främja fri konkurrens och agera etiskt i sitt arbete och i relationer med kunder, affärspartners och andra intressenter. Leverantören får inte använda sig av förmåner eller kompensationer som strider mot lagar eller som är oförenliga med god affärssed. Ingen form av korruption, mutor, penningtvätt eller otillåten konkurrensbegränsning är tillåten.

Representation

Representation och gåvor ska präglas av öppenhet, måttfullhet och alltid ha ett naturligt samband med affärsrelationen.

Informationshantering

Konfidentiell information som rör vår eller våra kunders verksamhet får bara användas för det ändamål den är avsedd.

Miljö

Klövern arbetar aktivt för att ständigt minska verksamhetens negativa miljö- och klimatpåverkan och bidra till hållbar utveckling. Därför ska även de leverantörer som anlitas i Klöverns verksamhet göra det. I korthet innebär det att leverantörerna ska:

Ha kunskap om och kontroll över sin miljöpåverkan
Fortlöpande arbeta med miljöförbättrande åtgärder i sin verksamhet
Ta hänsyn till miljön vid materialval vid om- och tillbyggnad
Tillämpa försiktighetsprincipen
Ha ett system för att avfall tas omhand på ett miljöriktigt sätt och som främjar återvinning och återbruk
Arbeta för att minska utsläpp till luft, mark och vatten samt att effektivisera sin energi- och resursanvändning
Följa projektspecifika riktlinjer för miljö

Arbetsmiljö och sociala villkor

Mänskliga rättigheter och respekt för människors lika värde

Leverantören ska stödja och respektera internationellt deklarerade mänskliga rättigheter och behandla sina anställda och leverantörer rättvist, jämställt och med respekt för alla människors lika värde. Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet medverkar till kränkningar av de mänskliga rättigheterna.

Diskriminering och förtryck

Diskriminering oavsett grund, får inte förekomma vid vare sig rekryteringsförfarande, lönesättning, utbildning, befordran eller uppsägning. Leverantören ska också se till att trakasserier, mobbning, hot, förtryck eller annan kränkande behandling inte förekommer.

Föreningsfrihet

Leverantören ska respektera anställdas rättighet att organisera sig i fackföreningar samt deras möjlighet till kollektiva förhandlingar utan rädsla för bestraffning, hot eller ofredande.

Arbetsvillkor

För anställda inom en verksamhet gäller följande:

Alla ska ha skriftliga anställningsavtal översatta till ett språk de förstår.
Alla ska ha rätt till lagstadgad ledighet inklusive sjuk- och föräldraledighet.
Arbetstagare ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid.
Löneavdrag som disciplinär åtgärd är inte tillåtet. Lön ska utbetalas regelbundet, direkt till anställda, på utsatt tid och tillfullo.
Ingen form av lönediskriminering får förekomma.

De som arbetar för leverantören under anställningslika förhållanden ska också behandlas i enlighet med dessa principer.

Tvångsarbete

Allt arbete ska ske under frivilliga former. Ingen form av tvångsarbete eller arbete kopplat till någon form av hot eller bestraffning är tillåten. Inga anställda får tvingas deponera värdeföremål eller identitetspapper hos sin arbetsgivare.

Barnarbete

Barnarbete får inte förekomma. Saknas nationell lag mot barnarbete i det land där verksamheten bedrivs, får ingen anställas som är under 15 år.

Arbetsmiljö och säkerhet

Leverantören ansvarar för att egna arbeten är planerade och utformade så att arbetsmiljön är säker att vistas i.

Leverantören ska arbeta systematiskt och förebyggande för att ständigt förbättra arbetsmiljö och hälsa. Olycksfall och arbetsskador ska förebyggas och incidenter ska alltid rapporteras. Eventuella tillbud eller olyckor som sker under arbete för Klövern ska rapporteras till Klövern utan dröjsmål.

Alla som arbetar för leverantörens räkning ska regelbundet utbildas i säker arbetsmiljö och relevant information ska finnas lättillgänglig på ett språk som alla verksamma förstår.

Anställda ska få utbildning om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så långt det är möjligt, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgänglig på arbetsplatsen. Leverantören ska se till att alkohol och droger inte brukas under arbetstid på arbetsplatsen och alla verksamma, oavsett anställnings- eller kontraktsform ska omfattas av olycksfallsförsäkring.

Efterlevnad och uppföljning

Genom att acceptera uppförandekoden ger leverantören sitt medgivande till att det kan utföras kontroller för att försäkra sig om att uppförandekoden efterlevs. Sådan kontroll kan även genomföras av en oberoende tredje part.

Om det finns misstanke om att någonting inte går rätt till ska detta anmälas. Antingen till Klöverns egen Compliance Officer-funktion eller till företagets externa visselblåsarfunktion. Den externa visselblåsarfunktionen är en instans dit alla anställda, samarbetspartners, leverantörer eller underleverantörer anonymt kan vända sig.

Om leverantören avviker ifrån villkoren i uppförandekoden och om förbättringar inte sker inom överenskommen tid, kan det affärsmässiga samarbetet avslutas.