Integritetspolicy

1. Generell integritetspolicy

Vi på Klövern värnar om din integritet och arbetar kontinuerligt med att förbättra skyddet för dina personuppgifter. I den här policyn beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

besöker vår hemsida;
kontaktar oss via till exempel e-post eller sociala medier;
representerar en organisation som är vår potentiella, nuvarande samt tidigare leverantör eller partner;
deltar i våra tävlingar, event eller svarar på våra marknadsundersökningar; eller
förekommer i vårt trygghetsskapande

2. Personuppgiftsansvarigt bolag

Det är Klövern AB, org.nr. 556733-4379, (”Klövern” eller ”vi”) som är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter när du besöker vår hemsida, deltar i våra event och tävlingar, kontaktar oss via kontaktformuläret på vår hemsida eller våra sociala medier eller om du representerar en organisation som är vår potentiella, nuvarande samt tidigare leverantör eller partner.

3. Sammanfattning av Klöverns behandling av dina personuppgifter

Nedan är sammanfattning av hur vi behandlar dina personuppgifter. I kapitel 5 får du mer utförlig information.

Vi behandlar flera olika personuppgifter om dig, såsom exempelvis ditt namn och dina kontaktuppgifter. Vanligtvis får vi personuppgifterna direkt från dig eller den organisation som du representerar.
Vi har sammanställt detaljerad information i tabeller nedan, se kapitel 5. Där får du en utförlig beskrivning av våra ändamål, vilka personuppgifter vi behandlar om dig, våra lagliga grunder och våra lagringstider.
Dina personuppgifter behandlas av oss inom Klövern AB. För att vi ska kunna bedriva vår verksamhet behöver vi i vissa situationer dela dina personuppgifter med andra företag, exempelvis våra IT-leverantörer, myndigheter och tredje som hjälper oss att förbättra våra hemsidor samt vid marknadsföring.
Dina personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES.
Du har flera rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter, exempelvis möjligheten att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten och möjlighet att få ett registerutdrag över vilka personuppgifter som vi behandlar.
Vid frågor angående Klöverns personuppgiftsbehandling, vänligen kontakta personuppgiftsansvarig via mejl, personuppgift@klovern.se eller ring växeln på tel 070-148 06 06.

4. Den registrerades rättigheter

Rätt till tillgång: Den registrerade har rätt att vända sig till Klövern i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som Klövern behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.

Klövern ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Klövern komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering eller begränsning: Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om registrerad anser att Klövern behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade. Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat ifall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats. Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Klövern i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

Rätt att invända: Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1 (e) och (f) GDPR. Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet: Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det:

är tekniskt möjligt och
den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att återkalla samtycke: Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.

Rättigheter vid profilering: Den registrerade har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, och som kan få rättsliga följder eller motsvarande för den registrerade. Detta gäller dock inte

om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med den registrerade,
om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning eller
om den lagliga grunden utgörs av den registrerades

Rätt att klaga till Datainspektionen: Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter
Telefonnummer: + 46 (0)8-657 61 00
E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

5. Detaljerad information om behandlingen av dina personuppgifter

I tabellerna nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilken laglig grund vi har för vår behandling.

5.1 För vår kommunikation

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du kontaktar oss, besöker vår hemsida eller sociala medier eller när vi skickar marknadsföring till dig.

Vid kommunikation med dig
Ändamål med behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Kommunicera med dig som kontaktar oss via epost, telefon, vår hemsida eller sociala medier.	Namn E-postadress Telefonnummer Eventuell företagstillhörighet Användarnamn på sociala medier (endast vid kommunikation på sociala medier) Annan information du väljer att lämna till oss	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig samt upprätthålla vår kundservice och besvara dina frågor.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter så länge som vårt berättigade intresse kvarstår efter det att vi har avslutat vår kommunikation. På sociala medier finns dina kommentarer och vår kommunikation kvar tills du själv tar bort kommentarerna och/eller kommunikationen. Material som kan upplevas olämpliga eller stötande tas bort tidigare än så på regelbunden basis i enlighet med vår policy för sociala medier.

För att skicka nyhetsbrev
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Skicka nyhetsbrev med erbjudanden och information via e-post som du har anmält att du vill ha.	E-postadress	Samtycke Vi inhämtar ditt samtycke för att kunna ge dig relevant information om Klövern och våra projekt genom våra nyhetsbrev.
Lagringstid: Vi kommer fortsätta att skicka nyhetsbrev till dig till dess att du avregistrerar dig eller annars ber oss att sluta skicka nyhetsbrev. Du kan när som helst tacka nej till marknadsföring från oss. Om du tackar nej lagras dina personuppgifter i vårt avregistreringsregister tills vidare. Du kan läsa mer om denna behandling nedan i denna policy.

Pressmeddelande & pressrum
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Skicka ut pressmeddelanden till dig som är journalist.	Namn Epost Telefonnummer	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna informera om händelser och nyheter som rör Klövern.
För att administrera prenumeranter som anmält sig till att få Klöverns delårsrapporter, årsredovisningar och pressmeddelanden.	Namn E-postadress Företagstillhörighet (frivilligt)	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna skicka delårsrapporter, årsredovisningar och pressmeddelanden till personer som valt att prenumerera på våra utskick.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills pressmeddelandet är skickat. Om du har anmält dig till vårt pressrum sparar vi dina personuppgifter tills du väljer att avregistrera dig.

För att analysera hur vår hemsida används
Ändamål med behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Se och analysera besöksstatistik på vår hemsida samt förbättra funktionaliteten på densamma.	Unikt device namn och annan teknisk information om din enhet	Samtycke Vi inhämtar ditt samtycke i samband med ditt besök.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter som längst i 26 månader.

För att visa anpassade erbjudanden från oss på andra sidor du besöker

Ändamål för behandlingen

Personuppgifter som behandlas

Laglig grund

Marknadsföra Klövern genom att visa erbjudanden och nya projekt vi tror är intressanta för dig. Vi visar marknadsföring anpassade för dig på Google och/eller Facebook samt andra hemsidor som du besöker.

Vi gör detta baserat på sådan information som dessa parter har om dig sedan tidigare och sådan information som vi har samlat in. Vi kan visa erbjudanden genom att använda marknadsföringstjänster från Google och/eller Facebook.

Din geografiska plats

Därefter ser du sökresultat och reklambanners baserat på:

Analys av hur du använder vår hemsida
Information som marknadsföringstjänsterna har om dig sedan tidigare, t.ex. från vilken hemsida du hittade oss

Samtycke

Vi inhämtar ditt samtycke för att kunna ge dig som kund och andra potentiella kunder anpassad marknadsföring som är relevant för dig baserat på den information vi har samlat in om dig, t.ex. sådant som du har visat intresse för på vår hemsida.

Här kan du göra val om den marknadsföring du ser från Google och här på Facebook under rubriken ”How can you control your Information?” kan du välja vilken marknadsföring du vill se på Facebook.

Lagringstid: Du kommer att se marknadsföring från oss under 6 månader från ditt senaste besök på vår hemsida. Google och/eller Facebook kommer fortsätta behandla dina personuppgifter som självständigt personuppgiftsansvariga. Hur länge Google och/eller Facebook lagrar dina personuppgifter kan du läsa om i deras respektive integritetspolicy.

Profilering: Vi använder ett automatiserat beslutsfattande, så kallad profilering, för att visa dig de erbjudanden som vi tror passar dig bäst och för att tillhandahålla anpassad marknadsföring. Profilering görs för att vi annars inte hade kunnat visa eller skicka relevanta erbjudanden och marknadsföring för just dig. Utan denna profilering hade du i stället fått se erbjudanden som inte är relevanta för dig. Du har rätt att invända mot profilering. Du kan läsa mer om din rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter i avsnittet nedan som handlar om dina rättigheter.

5.2 Partners och leverantörer

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du representerar en av våra leverantörer eller partners.

Kontakt med leverantörer och partners
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Kommunicera med dig som representerar en organisation som är en potentiell, befintlig eller tidigare leverantör eller partner till oss.	Namn E-postadress Telefonnummer	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna kontakta potentiell, befintlig eller tidigare leverantör och partner.
Lagringstid: Vi raderar dina uppgifter om du inte längre representerar organisationen eller om dina kontaktuppgifter inte längre är aktuella. Om vi har ingått avtal med din organisation sparar vi dina kontaktuppgifter i enlighet med vad som anges nedan under ”Avtal med leverantörer och partners”.

Anbud för projekt
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Lämna och ta in anbud inför våra projekt	Namn E-postadress Telefonnummer Uppgifter i CV	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna upphandla inför ett projekt.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills garantitiden för det aktuella projektet har löpt ut, som huvudregel tio år efter godkänd slutbesiktning. Om vi inte gått vidare med det anbud där dina uppgifter är aktuella, raderar vi dock dina uppgifter.

Avtal med leverantörer och partners
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Förhandla, ingå och administrera avtal med den organisation som du representerar.	Namn E-postadress Telefonnummer Personnummer om du har en enskild firma	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna fullgöra vårt avtal med din organisation. Om du har en enskild firma behandlar vi ditt personnummer för att säkerställa att vi ingår avtal med rätt part.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills avtalet med den organisation som du representerar har upphört eller om vi får kännedom om att du inte längre representerar den aktuella organisationen. Om dina personuppgifter i form av din underskrift finns med i avtalet raderas det som utgångspunkt efter tio år från avtalets ingående. Dina uppgifter kan dock sparas längre för andra ändamål, så som bokföringsändamål, se mer nedan.

Hantera fakturering
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
För att kunna hantera och administrerar fakturering.	Namn E-postadress Telefonnummer Personnummer om du har en enskild firma	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna fullgöra vårt avtal med din organisation. Om du har en enskild firma behandlar vi ditt personnummer för att säkerställa att du är rätt avtalspart.
Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter tills betalningen är genomförd. Uppgifterna kan dock sparas längre för bokföringsändamål, se mer nedan.

Administrera projekt
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Administrera projekt, så som bostadsprojekt, och kommunicera med dig som representerar en organisation som är involverad i projektet.	Namn E-postadress Telefonnummer	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna genomföra våra projekt.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills projektet är avslutat. Vi raderar dock dina uppgifter tidigare om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen.

5.3 Genomföra tävlingar, event och marknadsundersökningar

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du deltar i våra tävlingar, i samband med våra event samt när vi genomför marknadsundersökningar och utvärderingar.

Tävlingar
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Anordna och administrera fysiska eller digitala tävlingar.	Namn E-postadress Telefonnummer Andra uppgifter som du lämnat som en del av tävlingen, såsom exempelvis namn på sociala medier eller bilder	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna administrera och anordna tävlingar samt marknadsföra Klövern samt våra tjänster och erbjudanden.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills tävlingen är avslutad.

Genomföra event
Ändamål med behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Bjuda in dig till våra event.	Namn E-postadress Telefonnummer	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna bjuda in dig till våra event.
Arrangera våra event.	Namn E-postadress Telefonnummer Uppgifter om dina kostpreferenser om du angett det	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna arrangera event.

Samtycke
Om vi behandlar kostpreferenser som kan kopplas till hälsa eller religion inhämtar vi ditt samtycke.Ta bilder/filmer på event för att publicera på våra sociala medier.

Fotografier eller filmer där du förekommer.

Samtycke
För den är behandlingen inhämtar vi ditt samtycke.

Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter tills eventet är genomfört. Bilder eller filmer där du förekommer sparar vi så länge som det aktuella samtycket är fortsatt giltigt.

Marknadsundersökning och utvärderingar
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Skicka marknadsundersökningar eller utvärderingar till dig som deltagit i någon av våra tävlingar eller events.	Namn E-postadress Telefonnummer De svar du ger i marknadsundersökningen	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna utvärdera våra event och förbättra framtida event, tävlingar och vår verksamhet.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter för detta ändamål fram tills undersökningen är genomförd samt sex veckor därefter.

5.4 Vår bildbank

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter om du förekommer på vårt bild- eller filmmaterial.

Bilder/filmer
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Ta bilder/filmer för att publicera på våra sociala medier, på vår hemsida eller i andra marknadsföringskanaler.	Fotografier eller filmer där du förekommer.	Fullgöra avtal Behandlingen görs om vi har ingått ett modell- eller filmavtal med dig.
Lagringstid: Hur länge vi använder och sparar material där du förekommer anges i respektive modellavtal. Utgångspunkten är att vi sparar bilderna i fem år.

5.5 Vår brottsförebyggande och trygghetsskapande samverkan

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter om du av någon anledning förekommer i vårt brottsförebyggande och trygghetsskapande arbete.

Brottsförebyggande och trygghetsskapande
Ändamål med behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Enskilt och i samverkan med andra aktörer rapportera, utreda och utvärdera otrygga händelser och/eller platser, samt planering och genomförande av åtgärder avseende sådana händelser och/eller platser, kopplat till våra fastigheter och/eller projekt.	Uppgift som anges i samband med den inrapporterade händelsen/platsen, t.ex. gatuadress.	Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att delta i arbetet med att skapa ett tryggt samhälle för våra hyresgäster och bostadsrättsinnehavare.
Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter så länge som vårt berättigade intresse kvarstår.

5.6 Rättslig förpliktelse

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter när vi måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser såsom bokföringsändamål samt i förhållande till marknadsföringslagen.

Bokföring
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Följa bokföringslagstiftning.	Namn Betalningshistorik, transaktioner och övrigt material som utgör bokföringsmaterial	Rättslig förpliktelse Behandlingen är nödvändig för att följa bokföringslagen.
Lagringstid: Vi sparar uppgifter i bokföringsmaterial fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades.

Om du bett oss sluta skicka marknadsföring
Ändamål för behandlingen	Personuppgifter som behandlas	Laglig grund
Om du meddelat att du inte önskar få vår marknadsföring kommer vi lagra en notis om det i ett ”avregistreringsregister” för att säkerställa att vi inte marknadsför oss mot dig.	E-postadress	Rättslig förpliktelse Vi har en skyldighet enligt marknadsföringslagen att säkerställa att du inte får utskick som du bett om att inte få.
Lagringstid: Du kommer finnas i vårt avregistreringsregister tills vidare.

5.7 Rättsliga ärenden

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter när vi eller du har ett rättsligt anspråk eller när vi annars har kontakt i rättsliga ärenden.

Rättsliga ärenden

Ändamål för behandlingen

Personuppgifter som behandlas

Laglig grund

Hantera rättsliga ärenden och krav, såsom garantier, betalningar eller andra ärenden.

Namn
Adress
Uppgifter som är aktuella för ärendet, såsom besiktningsprotokoll

Intresseavvägning

Vårt berättigade intresse är att kunna försvara oss mot samt tillvarata våra rättsligt anspråk.

Lagringstid: Som utgångspunkt sparar vi dina uppgifter under hela garantitiden eller tills ärendet är slutligt hanterat.