Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse samt följa upp hur webbplatsen används. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivs i vår cookie policy. Läs mer om cookies här

smarta-konferenser_1220px.jpg
smarta-konferenser_1220px.jpg

Smarta konferensrum innebär ”less is more”

I vår uppkopplade värld är möjligheterna fler än någonsin, likaså antalet verktyg som ska hjälpa oss att arbeta effektivare. Har ni kommit igång med tekniken ännu? Vi bad våra hyresgäster tillika samarbetspartners på Office IT-Partner att berätta hur de hjälper företag att skapa lika effektiva som moderna arbetsplatser.

Glöm sladdar och teknik som inte fungerar. Ett modernt konferensrum sätter deltagarna i fokus och kopplar samman människor oavsett var i världen de befinner sig.

Gustav Tjernström är platschef för Office IT-Partners Kista-kontor, men arbetade tidigare med konferensrumslösningar. Bland annat var han med och konstruerade den standard som Office IT-Partner idag implementerat över hela Sverige. Han ansvarar dessutom fortfarande för konferensrumslösningarna på Klöverns alla kontorshotell.

Vad är ett smart konferensrum?

- Jag skulle definiera det i enkelhet, säger Gustav Tjernström. Man ska kunna gå in och hålla ett möte utan att bry sig om hur man startar, ansluter och får upp sin bild på skärmen. Det ska vara enkelt för användaren och flytta fokus från tekniken till deltagarna och syftet med mötet. Det vi gör är att paketera rummet med den typen av hårdvara, installation och support som behövs för att kunna leverera en driftsäker funktion.

Gustav Tjernström framhåller vikten av att undvika teknikstrul i samband med konferenser och möten.

- Tar det fem eller tio minuter från ett möte med sex deltagare, börjar man inse att det kostar extremt mycket pengar. Och som presentatör är situationen stressande nog. Om tekniken då inte fungerar är det ett stresspåslag hos de flesta.

Vad skiljer sig mellan dagens moderna konferensrum och de vi varit vana vid fram till nu?

- Den största skillnaden rent produktmässigt är helt klart utvecklingen mot monitorer. Vi levererar idag väldigt få lösningar som är byggda på projektorer och dukar. Det finns många fördelar med den utvecklingen, bland annat bildkvalitet och stabilitet.

- En annan skillnad är att användaren är i fokus. Förr skulle det vara flashigt och finnas så mycket prylar som möjligt. Idag är det: ”Less is more”.  Gör det enkelt och så smidigt som möjligt.

- Att kunna nå mötesrummet även utifrån, på distans, är ett måste säger Gustav Tjernström.

Man tar rummet till användaren som slipper vara bunden till en specifik lokal. Detta löser vi framförallt med Skype For Business eller annan rådande aktuell applikation. Och så har vi kompletterande teknik i rummet, som kamera och högtalarmikrofon.

Konferenser i telefonen

Enligt IIS undersökning Svenskarna och internet 2017 surfar människor idag huvudsakligen via sin mobiltelefon. Gustav menar att detta kommer att prägla utvecklingen av moderna konferensrum.

- Många sköter väldigt mycket från telefonen idag. Jag tror att den utvecklingen kommer att fortsätta med mötesrumshubbar. Alltså både fysiska och virtuella platser att träffas på, där man kan nå mötesytorna från valfri enhet.
 
Gustav nämner att man redan idag kan få trådlös tillgång till mötesrum med både bild, ljud och nätverk.

- Vi har redan börjat nosa på det, men jag tror att det kommer vara extremt slående framöver. Detta är egentligen inte en fråga ”om”, utan ”när”, beroende på hur fort det går med tekniken.

Vad kan aldrig ersättas?

- Det personliga mötet. Jag tror att många möten kommer att ersättas med olika distanslösningar, som Facetime och videokonferens. Men det personliga mötet kommer fortsatt att vara oerhört viktigt. Däremot kan man effektivisera mötena däremellan.

3 måsten för en lyckad konferens enligt Gustav Tjernström

1. Ett mötesrum anpassat för användarna
2. Att alla kommer ordentligt förberedda
3. En bra kopp kaffe