Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse samt följa upp hur webbplatsen används. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivs i vår cookie policy. Läs mer om cookies här

ordning-och-reda-i-mailen5-tips-som-minskar-stressen.jpg
ordning-och-reda-i-mailen5-tips-som-minskar-stressen.jpg

Ordning & reda i mailen – 5 tips som minskar stressen

Det är få saker som sänker pulsen så mycket som ordning och reda gör – speciellt när det gäller din inkorg. Var sak på sin plats gör det enkelt att ta sig igenom, prioritera, svara och åtgärda de mail som du får. Att din inkorg dessutom inte är speciellt långt borta med mobilen i fickan eller väskan gör att behovet av struktur och en känsla för prioriteringar är större än någonsin.

Med hjälp av våra enkla knep i den här artikeln kan du spara massor av tid och samtidigt göra din inkorg till en strukturerad dröm som du gärna öppnar varje morgon. Ta steget mot en effektivare arbetsdag genom att börja med att skapa ordning och reda bland dina mail!

1. Börja med prioritering

När du i början av arbetsdagen öppnar din mailklient, om det så är på telefonen eller på datorn, har du en strategi för hur du ska gå igenom dina mail? Kanske har du tagit för vana att bara sätta igång med det äldsta mailet först och arbeta dig framåt, eller så kanske du gör tvärtom. Oavsett hur du tidigare har arbetat så finns mycket att vinna på att börja prioritera systematiskt istället.

Beroende på vilken mailklient du använder dig av finns det olika sätt att jobba med prioritering av mailen på. G-mail jobbar med etiketter som du kan döpa själv, Outlook erbjuder ett flaggningssystem för att markera viktiga mail samt en förinstallerad mapp som heter ”För uppföljning”. I Thunderbird kan du installera ett tillägg som möjliggör taggning av dina mail, ungefär på samma sätt som G-mails etiketter.

Här kan det vara lämpligt att använda dig av taggar som ”brådskande”, ”under veckan”, ”snabbt besvarat” och ”mindre akut” till att börja med. Därefter kan du börja arbetsdagen med att gå igenom alla olästa mail och markera upp dem med dina etiketter/taggar. Om du använder dig av Outlook kan du istället flagga de brådskande mailen, sortera in sådant som kan besvaras senare under veckan i mappen ”För uppföljning” och skapa undermappar för resterande kategorier.

2. Arkivera smart med hjälp av kategorier

När du infört ett bra system för att prioritera olästa mail rätt så är det ett utmärkt läge för att även införa ett lika bra system för att arkivera alla avklarade mail på ett smart sätt. Du kan då exempelvis skapa separata mappar för varje kund, avdelning, uppdrag, projekt eller kanske instans. Det beror på vad du är i för typ av bransch och hur dina arbetsuppgifter ser ut. Fundera på vilken av dessa ordningsstrukturer som skulle passa bäst i din vardag!

3. Sträva efter att alltid avsluta dagen med en tom inkorg

Att sikta på att alltid avsluta arbetsdagen med att lämna inkorgen tom är ett effektivt sätt för dig att reducera stressen och undvika att ta med dig jobbet hem. Känslan av att kunna låta telefonen plinga till med nya mail utan att det höjer pulsen, för du vet att du har ett system som fungerar. Betrakta din inkorg som en sluss för dina e-mail och sträva efter att alltid flytta alla nya e-mail till rätt prioriteringsmapp eller rätt arkiv. Avsätt 10 minuter i slutet på varje arbetsdag med att sortera nya mail i inkorgen enligt ditt prioriteringssystem, så vet du att det är klart inför morgondagen, samtidigt som du kan slå av datorn med en skön känsla i magen. En känsla som håller i sig även om telefonen eventuellt skulle plinga till under kvällen.

4. Avsätt tid för hantering av mindre prioriterade mail

För att se till att även de lägre prioriterade mailen blir gjorda kan det vara klokt att avsätta tid i kalendern i slutet på varje vecka för att gå igenom dessa. Gör en egen bedömning över hur lång tid det kan tänkas ta och boka in det som en återkommande aktivitet att göra varje vecka. Med struktur kommer kontroll och kontroll ger dig trygghet så att du kan avsluta arbetsveckan med gott samvete, i vetskap om att du har fixat varenda mail, stort som litet. Genom att använda en tagg för ”Snabbt besvarat” kan du även löpande under veckan fylla ut kortare luckor under arbetsdagen med att besvara de mail du har sorterat in här, som inte kräver så mycket tid och efterforskning.

5. Våga slänga mail

Även om mycket kan behöva sparas ner så är det en regel som absolut inte gäller för allt. Mellan alla viktiga mail slinker det ofta in lite länkar eller roliga bilder från kollegor som du gott kan göra dig av med för att frigöra utrymme. Därtill kan du även slänga sådant som gamla mötesinbjudningar, reklammail, nyhetsbrev och annat som bara tar upp onödig plats. Även om det inte rör sig om ”viktiga” mail så kan de vara orsak till stress bara genom att ligga kvar i inkorgen, så gör dig av även med dessa.

Sammanfattning

Enligt en studie av Future Work Centre så är den stress vi upplever i samband med mailen relaterad till svårigheter med att prioritera och en känsla av att bli konstant störd av ett flöde av information som kräver vår uppmärksamhet. Genom att lära dig att prioritera rätt och arbeta mer strukturerat med dina inkommande mail kan du därför minska stressen och få en bättre och effektivare arbetsvardag!