Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse samt följa upp hur webbplatsen används. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivs i vår cookie policy. Läs mer om cookies här

fem_tips_for_effektivare_moten_pa_ditt_kontor.png
fem_tips_for_effektivare_moten_pa_ditt_kontor.png

Fem metoder för effektivare möten

I många företag behövs chefens godkännande för en utgift på över 3000 kronor, samtidigt som det är helt normalt att kalla tio personer till ett tvåtimmarsmöte om vad som helst. Möten behövs förstås, men det finns tveklöst både tid och pengar att spara på att göra dem mer effektiva.

Om du arbetar med andra människor så är det troligt att du stött på det – mötet. Alla organisationer behöver möten mellan medarbetare för att röra verksamheten framåt, men det är långt ifrån alla möten som är effektiva. Även om deltagarna inte somnar eller öppet börjar spela Pokémon Go på sin mobil, är det ofta mycket information som är glömd redan när de reser sig för att lämna rummet. Så hur gör man egentligen för att effektivisera sina möten, och se till att så mycket som möjligt blir uträttat på så kort tid som möjligt? Här är fem enkla metoder för bättre och mer effektiva möten som ni kan börja använda redan idag.

1. Avgör om mötet ens behövs

Många möten hålls för sakens skull, för att en enskild person tycker att de behövs eller rentav bara för att man planerat in dem i kalendern sedan tidigare. Eftersom deltagarna känner att de egentligen inte behöver vara där, agerar de också så: mentalt planerar de redan nästa arbetsuppgift, grämer sig över att de måste jobba över på grund av mötet de måste vara med på, eller planerar helgens grillfest.

Här är en enkel checklista att gå igenom innan man kallar till möte:

Att ifrågasätta behovet av möten är första steget till att bara hålla dem när de faktiskt behövs, och därmed effektivisera dem.

2. Ha en färdig agenda

Att komma förberedd till mötet är en självklarhet kan tyckas, men mycket värdefull tid slösas ofta bort genom att deltagare behöver leta efter information, springa iväg och skriva ut dokument eller uppdatera sig om ärenden de borde ha koll på. En tydlig agenda som skickas ut på förhand är det enklaste sättet att eliminera onödiga tidsförluster. Om den skickas ut i god tid blir det också enkelt att ställa en deltagare till svars för att den inte kommer förberedd, och om agendor skickas ut på rutin går det heller inte att skylla på att man inte visste att man skulle få en. De flesta styrelser arbetar med mötesagendor för att kunna fatta stora och viktiga beslut på kort tid, och det går helt enkelt för att alla deltagare kommer förberedda.

3. Fokusera på mötet

Att fokusera fullt ut på en uppgift är inte alltid så enkelt, och speciellt inte om det krävs stort fokus under en längre stund. Om mötet är längre än en timme så rekommenderas en paus efter maximalt fyrtio minuter: det är nämligen så länge våra hjärnor kan behålla fokus innan vi blir trötta. Ha också en policy på kontoret för vad som gäller kring mobiltelefoner och datorer under möten. Självklart ska det vara okej att ha telefonen påslagen, speciellt om man väntar ett viktigt samtal och på förhand informerat de andra deltagarna om det. Men om man sitter med en skärm framför sig är det enkelt att ”bara kolla mailen lite snabbt” eller ”läsa det där dokumentet som kom imorse” och vips – har man slutat lyssna. Anteckna gärna för hand – viss forskning tyder på att mer av informationen fastnar jämfört med när vi antecknar med hjälp av ett tangentbord.

4. Bryt gamla mönster!

Många kontorslokaler har idag klassiskt möblerade mötes- och konferensrum. Man sitter helt enkelt ner kring ett avlångt bord mitt i rummet. Men varför måste det vara så? En del företag har framgångsrikt börjat med ”walk and talk” när vädret tillåter: mötet hålls under en promenad vilket har flera fördelar. Dels förbättras blodflödet i hjärnan under promenader vilket kan skapa nya och bättre tankar, dels kombinerar man mötestid med lättillgänglig friskvård och dels har mötet ett tydligt och markerat slut (när man kommer tillbaka till kontoret). En annan variant är att skaffa ett höj- och sänkbart konferensbord och ta bort stolarna. Att stå upp har positiva hälsoeffekter, det är svårare att hasa ner i stolen och sluta lyssna, och möten tenderar att gå snabbare eftersom man till slut blir ganska trött på att stå upp!

5. Använd tekniken rätt

För företag som har kontor i olika delar av landet är personliga möten ofta en utmaning. Självklart behövs de, och de skapar också sammanhållning mellan de olika kontoren. Men lika ofta kan det också vara effektivt att hålla mötet på distans med hjälp av tekniska lösningar. Redan idag finns en lång rad färdiga, och prisvärda, lösningar för videokonferenser, och många kontorshotell har också utrustat sina konferensrum med den typen av teknik. Med hjälp av skärmdelning och kameror kan mötet bli minst lika effektivt som om ni satt i samma rum.

Har du några tips kring hur ni arbetar på din arbetsplats för mer effektiva möten?
Dela gärna med dig och skicka ditt tips till tips@klovern.se. Vi kommer publicera de bästa tipsen senare i höst.