Fakturering
Klövern AB och dess dotterbolag förordar e-fakturor. Det ger en effektivare, säkrare och miljövänligare hantering av leverantörsfakturor.
Om ni redan idag kan skicka Svefaktura (e-faktura), kan ni fortsätta att använda er befintliga lösning. Om ni inte har en lösning för att skicka Svefaktura, väljer ni något av nedanstående alternativ.
1. E-faktura
InExchange är Klöverns samarbetspartner för mottagande av e-fakturor. Kontakta dem på 0500-44 63 60 eller gå in på deras hemsida www.inexchange.se, om ni behöver hjälp att komma igång eller diskutera vilket alternativ som passar er bäst.
Den vanligaste lösningen – InExchange Fakturaskrivare
Ett skrivarprogram installeras på er dator. Faktura skapas som vanligt och vid utskrift väljs denna skrivare, som skickar fakturan i rätt format till mottagaren.
För er med ett fåtal fakturor eller som saknar affärssystem – InExchange Web
Klövern erbjuder er att kostnadsfritt registrera upp till 100 fakturor/år manuellt på InExchange Web.
För er med stora fakturavolymer – InExchange Integrerad tjänst
Vid stora fakturaflöden passar en integrerad tjänst bättre. En XML-fil skapas från ert affärssystem. Fakturafilen skickas med automatik till InExchange där den omvandlas till elektroniska fakturor till oss.
Elektronisk adress:
Bolagets GLN-nr
Fysisk adress (information/påminnelser mm):
[Bolagsnamn]
Box 1024
611 29 Nyköping
Er referens: [fastighetsnr el. kostnadsställe el. projektnr] *
*Klövern har referenskontroll på alla e-fakturor, vilket innebär att vid fel referens stoppas fakturan och leverantören får ett felmeddelande.
2. PDF-faktura/Pappersfaktura
BancTec är Klöverns skanningpartner och tar emot Klöverns pdf-fakturor och pappersfakturor. Klövern försöker dock ersätta pappersfakturor med e-fakturor så långt det är möjligt. De leverantörer, som ännu inte skickar e-faktura, kan tillsvidare skicka sina fakturor i pdf-format.
Fakturaadress för PDF-faktura/pappersfaktura
[Bolagsnamn]
Kund-id KLÖ[Bolagsnr]
106 42 Stockholm
Er referens: [fastighetsnr el. kostnadsställe el. projektnr]
Mailadress för PDF-faktura*: klo0000@tps.banctec.se
*OBS! endast en faktura med ev. bilagor per mail!.
Vilken information ska fakturan innehålla?
En ofullständig faktura kommer att returneras. För att undvika detta behöver ni ange följande information:
Era uppgifter:
- Fullständigt juridiskt namn
- Fullständig adress
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer
- Uppgift om F-skatt
- Kontaktuppgifter
- Bankgiro eller Plusgiro
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Betalningsvillkor
- Förfallodatum
- Typ av faktura (debet- eller kredit)
Klöverns uppgifter:
- Fullständigt juridiskt namn (vilket bolag inom Klövern avser fakturan?)
- Organisationsnummer till bolaget
- Momsregistreringsnummer till bolaget
- Adress till bolaget, se Klöverns fakturaadresser för e-faktura, pdf-faktura och pappersfaktura
Information som gäller den specifika fakturan:
- Er referens i form av fastighetsnr, kostnadsställe eller projektnr.*
- Namn på beställaren ska anges. Ange namnet i valfritt fält (ej i referensfältet)
- Leveransdatum/Leveransperiod
- Beskrivning som tydligt anger vad tjänsten eller varan avser
- Antal levererade enheter av tjänsten eller varan
- Pris per enhet samt totalt fakturabelopp
- Moms (per momssats i förekommande fall) samt totalt momsbelopp
- Öresutjämning
- Totalt fakturabelopp (belopp att betala)
- Faktureringsavgifter eller liknande får inte tas ut.
* Er referens. En faktura skall alltid innehålla en referens. Den skrivs i fältet er referens och består av en sifferkombination om 4, 6 eller 7 siffror (ett fastighetsnummer, kostnadsställe eller projektnummer). Beställaren ska upplysa er om referensen vid beställning.
Övrigt
För mer information gällande e-fakturor eller andra fakturafrågor, vänligen skicka e-post till oss på e-faktura@klovern.se.